با توجه به رویکرد مسئولین دانشگاه کوثر در خصوص گسترش استفاده از اتوماسیون در کلیه حوزه های دانشگاه و حذف تدریجی کاغذ از سیستم اداری، مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه در جهت تهیه و راه اندازی سامانه ای جامع که همه حوزه های دانشگاه را تحت پوشش قرار می دهد، اقدام نمود. این سامانه دارای سیستم Business Intelligence (هوش سازمانی) برای تولید گزارش های مختلف می باشد. همچنین با سیستم BPMS (سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار) این سامانه قادر هستیم تا برای هر فرایند، گردش کار مناسب تعریف کنیم. به کمک این سامانه کلیه درخواست های دانشجویان و کارکنان (درخواست مرخصی و مأموریت، درخواست کالا از انبار، درخواست خدمات فناوری اطلاعات، درخواست حذف درس، اعتراض به نمره و ده ها درخواست دیگر) به صورت الکترونیکی و Paperless انجام می گیرد. با توجه به گستردگی این سامانه و تحت پوشش قرار دادن کلیه فرایندهای دانشگاه، از سال 1392 در مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات بخشی با عنوان مدیریت سامانه و پرتال به صورت مجزا ایجاد شد که اهم مسئولیت های این بخش به شرح ذیل می باشد:

1. تحلیل نیازهای سازمانی و بررسی چگونگی پیاده سازی و اجرای آن در دانشگاه
2. پیگیری و ارائه راهکارهای مناسب جهت رفع مشکلات نرم افزاری و بهبود سیستم ها
3. بررسی، تأیید و عقد قراردادهای پشتیبانی نرم افزارها و سامانه های مختلف
4. همکاری در تهیه RFP نرم افزار، تنظیم و مستند سازی نیازمندی ها و انتظارات واحدها از نرم افزار مورد تقاضا
5. آگاهی از کلیات حیطه و نوع فعالیت های تحت پوشش نرم افزارهای واحد مربوطه جهت پیگیری مناسب تر مسائل مربوطه مانند سامانه آموزش، کارگزینی، پژوهش، تغذیه، انبار، اموال و غیره
6. پشتیبانی فنی از سخت افزار سامانه های تغذیه و حضور و غیاب
7. آگاهی کامل از تنظیمات سامانه دانشگاهی و سامانه اداری و مالی
8. آشنایی کاربردی با سیستم اتوماسیون اداری جهت آموزش آن و رفع اشکال کاربران
9. ایجاد کاربران جدید در سامانه و اعمال انواع دسترسی ها و امکانات به کاربر جدید و تعریف در دستگاه حضور و غیاب
10. ایجاد فرم ها و گردش کارهای مورد نیاز با تأیید واحدهای مربوط
11. مدیریت پرتال داخلی سامانه دانشگاهی
12. نظارت و پیگیری روند تهیه Backup از نرم افزارها به صورت دوره ای و آرشیو آنها
13. تأیید انجام کار پروژه های راه اندازی و به روز رسانی جهت پرداخت های مالی طبق قرارداد
14. تأیید فاکتورهای مربوط به قراردادها جهت پرداخت مالی
15. نظارت و تأیید بر حضور و عملکرد کارشناسان پشتیبان سامانه ها
16. تعریف چارت سازمانی دانشگاه در سامانه و تغییر آن در صورت تغییر پست ها
17. تعریف محدودیت های ارجاع و برچسب امضاهای مناسب برای همکاران
18. پشتیبانی بلادرنگ از سامانه آموزش در زمان انتخاب واحد و ثبت نام
19. پشتیبانی بلادرنگ از سامانه تغذیه در زمان توزیع وعده های غذایی
20. به روز بودن اطلاعات و اطلاع رسانی تغییرات یا امکانات جدید به همکاران از طریق کارتابل اداری
21. رفع مشکلات دانشجویان و آموزش به آنها جهت استفاده صحیح از سامانه
22. ارتباط با شرکت پشتیبان و درخواست به روز رسانی یا راه اندازی جدیدترین سامانه های طراحی شده
23. انجام ردیابی عملیات جهت شفاف سازی در هنگام بروز مشکل یا ابهام
24. بررسی و شناسایی دقیق ساختار و سورس برنامه ها و دیتابیس های نرم افزارها تا حدی که در اختیار این واحد باشد
25. انجام آزمایش های دوره ای بر روی سامانه ها به منظور یافتن نقاط ضعف و قوت و خطاها و ارائه گزارشات مربوطه و ارائه راهکارهای پیشنهادی
26. مطالعه و بررسی آیین نامه ها و تهیه گزارش های مربوط در سامانه
27. ارتباط با اعضای کارگروه سامانه های نرم افزاری منطقه 9 وزارت عتف به منظور آگاهی از پیشرفت های علمی و فنی در خصوص سامانه های مختلف و بکارگیری آنها
28. راهبری بخش مدیریت سامانه و کنترل کاربران
29. مدیریت و رفع مشکلات سامانه فرهنگی
30. مدیریت پرتال دانشگاه از لحاظ فنی و مدیریت مسائل مربوط به هاست و دامین و پهنای باند و حجم مصرفی پرتال اصلی دانشگاه

لازم به ذکر است که این مسئولیت ها طبق آئین نامه خاصی نبوده و توسط مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه کوثر بر اساس توانایی های همکاران این مرکز تهیه و تنظیم گردیده است.